Automatizaciones con IA y n8n
Diseñamos flujos que reciben llamadas, clasifican solicitudes, ordenan documentos, generan presupuestos, avisan al equipo y dejan trazabilidad. Sin promesas vacías: partimos de una auditoría, construimos con datos reales y dejamos siempre supervisión humana.
Problemas reales que automatizamos
Estos ejemplos combinan problemas detectados en una auditoría real de ingeniería técnica con automatizaciones habituales en pymes. Cuando el caso procede de la auditoría, lo tratamos como propuesta diseñada a partir del diagnóstico, no como implementación ya ejecutada.
De llamadas sueltas a oportunidades ordenadas. Cada llamada termina convertida en una ficha clara, con responsable, prioridad y siguiente paso.
Las llamadas entran durante todo el día y se mezclan consultas comerciales, incidencias, presupuestos y dudas técnicas. Parte de la información queda en notas, correos o memoria de una persona.
Un asistente telefónico conversacional con IA que atiende, recoge datos, clasifica la solicitud y deriva el caso al responsable adecuado.
Vapi, Retell AI, ElevenLabs Conversational AI, n8n, Airtable, HubSpot, Supabase/PostgreSQL, Teams, Slack, email, Google Docs, Word, PDFMonkey, Documint.
Nombre, empresa, teléfono, email, motivo, urgencia, resumen, transcripción, responsable, estado, próxima acción, fecha, canal, consentimiento y enlace a oferta o documentación.
Ninguna oferta se envía sola. La IA prepara el borrador, el sistema revisa campos y una persona valida antes de enviar.
Más orden comercial, menos información perdida y una trazabilidad clara de cada solicitud.
Una sola fuente de verdad. Menos documentos repetidos, menos errores y más trazabilidad entre departamentos.
En la auditoría real se detectó duplicidad documental entre departamentos y necesidad de usar plantillas comunes. Varias personas rellenaban datos parecidos en sitios distintos.
Sistema único de recepción documental, expedientes y plantillas corporativas conectado con automatizaciones.
SharePoint, Microsoft 365, Power Automate, n8n, Notion, Airtable, Google Drive, OneDrive.
Cliente, proyecto, fecha, tipo documental, departamento, estado, responsable, archivo original, versión, campos pendientes y trazabilidad de cambios.
Validación de duplicados, campos obligatorios, naming automático de archivos y revisión humana cuando falten datos.
Documentación más ordenada, menos copia manual y una base común para trabajar entre departamentos.
Menos administración repetida. Los datos nacen una vez y viajan al resto del sistema.
En la auditoría aparecieron control horario, reportes, partes de trabajo y facturación como tareas repetitivas que consumen tiempo.
Generación de partes, validación de fichajes, reportes internos y preparación de datos para facturación.
Factorial, Sesame HR, Holded, n8n, Airtable, Google Sheets, Excel, Power BI.
Empleado, fecha, proyecto, cliente, horas, tarea, estado, validación, parte generado, responsable y observaciones.
No se factura automáticamente sin revisión. El sistema prepara datos y avisa al responsable.
Menos tiempo administrativo y mejor visibilidad de horas, partes pendientes y trabajos listos para facturar.
Ofertas más rápidas, pero no automáticas a ciegas. La IA prepara; la empresa decide.
El equipo comercial o técnico recoge información en llamadas, emails o formularios y luego debe convertirla manualmente en una oferta.
Sistema de generación asistida de ofertas, con control de campos, coherencia y aprobación humana.
n8n, OpenAI o IA configurada por API, Airtable, HubSpot, Holded, Google Docs, Word, generador PDF, Gmail, Outlook.
Lead, empresa, necesidad, servicio, urgencia, importe orientativo, versión de oferta, estado, aprobador, fecha y documento generado.
Debe existir siempre human-in-the-loop. La IA nunca firma ni envía una oferta final sin aprobación.
Menos espera entre solicitud y propuesta, sin perder criterio comercial ni control sobre el envío final.
Menos mensajes perdidos. Cada proyecto tiene canal, responsable, documentación y seguimiento.
En la auditoría se detectó comunicación fragmentada, especialmente entre departamentos y procesos de calidad o medioambiente.
Sistema de coordinación automática por proyecto, departamento y prioridad.
Microsoft Teams, Slack, SharePoint, Planner, Notion, Asana, Trello, ClickUp, n8n.
Proyecto, departamento, tarea, responsable, fecha límite, prioridad, estado, bloqueo, última actualización y enlace documental.
Las notificaciones deben ser útiles, no ruido. Definimos reglas de frecuencia, prioridad y escalado.
Menos dependencia de mensajes sueltos y más trazabilidad sobre quién hace qué y cuándo.
IA útil, segura y aplicada al trabajo real, no una formación genérica.
El 87% del equipo ya usa IA, pero el 100% necesita formación y criterios comunes. Usos detectados: informes, normativa, resúmenes y análisis de datos.
Un sistema interno de IA aplicada con prompts, plantillas, biblioteca de casos y controles de uso.
Microsoft Copilot, ChatGPT Team o Enterprise si aplica, Claude for Work, Perplexity for Teams, Notion, SharePoint.
Plantillas, prompts aprobados, casos de uso, políticas internas, dudas frecuentes y mejoras detectadas.
Política clara de privacidad, no subir datos sensibles a cuentas personales y revisión técnica antes de enviar informes.
Uso más consistente de IA, menos improvisación y criterios compartidos para el equipo.
Lo que no se mide, se olvida. Convertimos opiniones internas en acciones concretas.
La auditoría detectó eNPS negativo, reconocimiento bajo y comunicación con responsables mejorable.
Encuestas internas breves, análisis agregado y seguimiento de acciones de mejora.
Typeform, Google Forms, Microsoft Forms, Airtable, Notion, n8n, Power BI.
Respuestas agregadas, indicadores, temas recurrentes, acciones abiertas, responsables, fecha y evolución trimestral.
Anonimización, mínimo de respuestas para mostrar conclusiones y revisión humana antes de tomar decisiones.
Mejor seguimiento de problemas internos y decisiones basadas en datos, no en impresiones sueltas.
SistemaAutomatizacionReal
Ejemplos visuales basados en flujos reales que una pyme puede necesitar. Primero se diseña, luego se prueba y solo después se automatiza.
Las llamadas se pierden o llegan incompletas. El sistema convierte cada conversación en registro, tarea y borrador revisable.
Vapi o Retell, n8n, Airtable o HubSpot, OpenAI/API configurada, generador PDF y email. Se entrega flujo documentado, campos obligatorios, logs, modo manual y plantilla de oferta.
Documentos repetidos, carpetas sin criterio y datos dispersos entre departamentos.
SharePoint, Microsoft 365, Power Automate o n8n, plantillas comunes y reglas de naming. Se entrega estructura documental, automatización, documentación y prueba con datos anonimizados.
Horas, partes y facturación se registran varias veces y llegan tarde a dirección.
Factorial, Sesame, Holded, n8n, Sheets/Excel o Power BI. Se entrega flujo probado, reglas de validación, avisos de error y resumen semanal para dirección.
Ejemplo de flujo técnico
Este flujo convierte una llamada atendida por IA en un registro ordenado: valida la entrada, normaliza los datos, evita duplicados en Supabase y deja la decisión final en manos de un responsable.
Automatizamos la parte repetitiva del proceso: recibir, ordenar, guardar y preparar la información. La decisión comercial sigue siendo humana.
El webhook solo acepta eventos válidos y responde con errores claros si falta información.
Cada llamada queda registrada con teléfono, resumen, transcripción, estado y fuente.
El encargado puede aceptar o rechazar el lead antes de cualquier acción comercial.
Ejemplo de flujo técnico diseñado por Motex para automatizar la recepción y revisión de leads telefónicos.
Así fluye una automatización Motex
La automatización no elimina el criterio humano: elimina el trabajo repetitivo que impide usarlo.
Llamada, email, formulario, documento, WhatsApp o tarea interna.
n8n recoge el dato y lo envía al sistema correcto.
Clasifica, resume, extrae campos, redacta borradores o detecta urgencias.
Airtable, HubSpot, Supabase, Sheets, SharePoint o CRM existente.
Validación de campos, detección de errores, reglas de negocio y logs.
Supervisor aprueba, corrige o escala.
Oferta, tarea, email, PDF, dashboard, aviso o expediente.
Caso real: ingeniería técnica industrial
En mayo de 2026 completamos una auditoría para una empresa de ingeniería técnica industrial en Madrid, con aproximadamente 8 empleados. El trabajo entregado fue un diagnóstico y un plan de automatización, no una implantación ya ejecutada.
Problemas detectados: duplicidad documental, control horario manual, partes de trabajo, facturación, comunicación interdepartamental fragmentada, recepción caótica de información de clientes, falta de plantillas comunes, necesidad de formación en IA y seguimiento interno mejorable.
Herramientas que conectamos
Primero auditamos el proceso; después elegimos el stack más simple que resuelva el problema. Si ya trabajas con Microsoft 365, SharePoint, Holded o un CRM concreto, partimos de ahí.
n8n, Power Automate, Make o Zapier cuando encaja.
OpenAI/API configurada, Copilot, Claude, Perplexity o modelos según necesidad.
Vapi, Retell AI, ElevenLabs, Twilio o telefonía compatible.
Airtable, HubSpot, Supabase/PostgreSQL, SharePoint, Sheets o Excel.
Google Docs, Word, SharePoint, generadores PDF, Holded o plantillas internas.
Teams, Slack, Gmail, Outlook, Telegram o WhatsApp Business API si aplica.
Factorial, Sesame, Holded y sistemas de control horario o partes.
Microsoft 365, SharePoint, Power Automate, Copilot, n8n, Factorial/Sesame, Holded, Teams, Typeform + CRM.
Controles, seguridad y supervisión humana
Un flujo serio debe poder revisarse, pausarse y corregirse. Diseñamos automatizaciones con trazabilidad y criterios de supervisión desde el principio.
Precios orientativos
Un email que se clasifica no cuesta lo mismo que un sistema de llamadas, CRM, oferta, validación y PDF. Por eso damos rangos orientativos y cerramos alcance tras diagnóstico o auditoría.
En 45 minutos revisamos tus llamadas, documentos, tareas repetitivas y herramientas actuales. Te decimos qué flujo construir primero, qué datos necesitaríamos y qué coste tendría.