Des automatisations IA pour les entreprises qui ne peuvent plus dépendre du travail manuel.

Problème détecté

Les appels arrivent tout au long de la journée et mêlent questions commerciales, incidents, demandes de devis et doutes techniques. Une partie de l'information reste dans des notes, des e-mails ou la mémoire d'une seule personne.

Ce que nous automatisons

Un assistant téléphonique d'IA conversationnelle qui répond, recueille les données, classe la demande et la dirige vers la bonne personne.

Comment fonctionne le flux

1. Un appel entre.
2. L'assistant accueille l'appelant, explique qu'il recueille des informations pour l'équipe et demande le consentement si un enregistrement ou une transcription est concerné.
3. Il demande le nom, l'entreprise, le téléphone, l'e-mail, le type de demande, l'urgence, le service requis et la description.
4. S'il détecte un cas urgent ou sensible, il transfère à une personne ou crée une alerte immédiate.
5. n8n crée l'enregistrement, résume l'appel, attribue un responsable et envoie une alerte par e-mail, Teams ou Slack.
6. L'IA prépare un brouillon de réponse ou un devis initial.
7. Le système vérifie les champs obligatoires et transmet le cas à un superviseur humain.

Outils possibles

Vapi, Retell AI, ElevenLabs Conversational AI, n8n, Airtable, HubSpot, Supabase/PostgreSQL, Teams, Slack, e-mail, Google Docs, Word, PDFMonkey, Documint.

Données stockées

Nom, entreprise, téléphone, e-mail, motif, urgence, résumé, transcription, responsable, statut, prochaine action, date, canal, consentement et lien vers le devis ou la documentation.

Contrôle humain

Aucun devis n'est envoyé seul. L'IA prépare le brouillon, le système vérifie les champs et une personne valide avant l'envoi.

Résultat attendu

Plus d'ordre commercial, moins d'informations perdues et une traçabilité claire pour chaque demande.

Problème détecté

L'audit réel a révélé une duplication de documents entre départements et le besoin de modèles partagés. Plusieurs personnes saisissaient des données similaires à différents endroits.

Ce que nous automatisons

Un système unique de réception de documents, de dossiers et de modèles d'entreprise connecté aux automatisations.

Comment fonctionne le flux

1. Le client envoie un formulaire, un e-mail ou un document.
2. n8n détecte l'entrée.
3. L'IA extrait le client, le projet, la date, le type de document, le département et la priorité.
4. Le système vérifie si un dossier existe déjà.
5. S'il existe, l'information y est jointe. Sinon, il crée un dossier, un enregistrement et une tâche.
6. Des modèles partagés sont utilisés pour la qualité, l'environnement, l'exploitation ou les projets.
7. Le département concerné est averti et les informations manquantes sont consignées.

Outils possibles

SharePoint, Microsoft 365, Power Automate, n8n, Notion, Airtable, Google Drive, OneDrive.

Données stockées

Client, projet, date, type de document, département, statut, responsable, fichier d'origine, version, champs en attente et traçabilité des modifications.

Contrôle humain

Validation des doublons, champs obligatoires, nommage automatique des fichiers et relecture humaine en cas de données manquantes.

Résultat attendu

Une documentation mieux organisée, moins de copies manuelles et une base partagée pour le travail interdépartemental.

Problème détecté

L'audit a fait apparaître le suivi du temps, les rapports, les feuilles de travail et la facturation comme des tâches répétitives qui consomment du temps.

Ce que nous automatisons

La génération de rapports de travail, la validation des saisies de temps, le reporting interne et la préparation des données de facturation.

Comment fonctionne le flux

1. Le salarié enregistre son temps de travail, sa tâche ou son rapport depuis un mobile, un formulaire ou une application.
2. Le système valide le projet, le client, les heures, la description et le responsable.
3. n8n stocke l'information dans l'outil correspondant.
4. S'il manque des données, il renvoie une alerte automatique.
5. Si tout est complet, il génère un PDF ou un enregistrement interne.
6. Le cas échéant, il envoie les données vers la facturation ou l'ERP.
7. La direction reçoit un résumé hebdomadaire des heures, des rapports en attente et des écarts.

Outils possibles

Factorial, Sesame HR, Holded, n8n, Airtable, Google Sheets, Excel, Power BI.

Données stockées

Salarié, date, projet, client, heures, tâche, statut, validation, rapport généré, responsable et notes.

Contrôle humain

Rien n'est facturé automatiquement sans relecture. Le système prépare les données et alerte la personne responsable.

Résultat attendu

Moins de temps administratif et une meilleure visibilité sur les heures, les rapports en attente et le travail prêt à facturer.

Problème détecté

L'équipe commerciale ou technique recueille des informations par appels, e-mails ou formulaires, puis doit les transformer manuellement en offre.

Ce que nous automatisons

Un système assisté de génération de propositions avec contrôle des champs, vérifications de cohérence et approbation humaine.

Comment fonctionne le flux

1. Un lead arrive par appel, formulaire ou e-mail.
2. L'IA classe le besoin, l'urgence, la taille, le secteur et la priorité.
3. n8n stocke le lead dans le CRM ou la base de données.
4. L'IA génère un résumé interne et un brouillon de proposition.
5. Le système vérifie les champs obligatoires, les prix, les services, les limites et le ton.
6. S'il manque quelque chose, il crée une tâche pour demander l'information.
7. Si tout est complet, cela passe au superviseur.
8. Après approbation, un PDF est généré et envoyé au client.

Outils possibles

n8n, OpenAI ou IA configurée via API, Airtable, HubSpot, Holded, Google Docs, Word, générateur de PDF, Gmail, Outlook.

Données stockées

Lead, entreprise, besoin, service, urgence, montant indicatif, version de la proposition, statut, approbateur, date et document généré.

Contrôle humain

Il doit toujours y avoir un humain dans la boucle. L'IA ne signe ni n'envoie jamais une proposition finale sans approbation.

Résultat attendu

Moins de temps d'attente entre la demande et la proposition, sans perdre le jugement commercial ni le contrôle de l'envoi final.

Problème détecté

L'audit a détecté une communication fragmentée, en particulier entre les départements et les processus qualité ou environnementaux.

Ce que nous automatisons

Un système de coordination automatique par projet, département et priorité.

Comment fonctionne le flux

1. Un projet est créé ou mis à jour.
2. n8n crée un canal, un dossier ou une tâche à partir d'un modèle.
3. Des responsables sont attribués.
4. Chaque changement pertinent génère une alerte Teams, Slack ou e-mail.
5. Si une tâche prend du retard, une notification est envoyée.
6. Le système génère une note courte après les réunions ou les mises à jour.
7. La direction voit un résumé hebdomadaire des points de blocage.

Outils possibles

Microsoft Teams, Slack, SharePoint, Planner, Notion, Asana, Trello, ClickUp, n8n.

Données stockées

Projet, département, tâche, responsable, échéance, priorité, statut, point de blocage, dernière mise à jour et lien vers la documentation.

Contrôle humain

Les notifications doivent être utiles, pas du bruit. Nous définissons la fréquence, la priorité et les règles d'escalade.

Résultat attendu

Moins de dépendance aux messages dispersés et plus de traçabilité sur qui fait quoi et quand.

Problème détecté

87 % de l'équipe utilise déjà l'IA, mais 100 % a besoin de formation et de critères partagés. Usages détectés : rapports, recherche réglementaire, résumés et analyse de données.

Ce que nous automatisons

Un système interne d'IA appliquée avec prompts, modèles, bibliothèque de cas d'usage et contrôles d'utilisation.

Comment fonctionne le flux

1. Les cas d'usage réels de l'équipe sont recueillis.
2. Des modèles sont créés pour les rapports, la réglementation, les e-mails, les résumés et l'analyse.
3. Les données autorisées et restreintes sont définies.
4. Une bibliothèque interne est configurée.
5. Un assistant interne est créé avec des instructions de style et des limites.
6. Un atelier pratique est dispensé.
7. L'adoption et les problèmes sont mesurés.

Outils possibles

Microsoft Copilot, ChatGPT Team ou Enterprise le cas échéant, Claude for Work, Perplexity for Teams, Notion, SharePoint.

Données stockées

Modèles, prompts approuvés, cas d'usage, politiques internes, questions fréquentes et améliorations détectées.

Contrôle humain

Politique de confidentialité claire, pas de données sensibles dans les comptes personnels et relecture technique avant l'envoi des rapports.

Résultat attendu

Un usage de l'IA plus cohérent, moins d'improvisation et des critères partagés au sein de l'équipe.

Problème détecté

L'audit a détecté un eNPS négatif, une faible reconnaissance et une marge d'amélioration de la communication avec les responsables.

Ce que nous automatisons

Des enquêtes internes courtes, une analyse agrégée et le suivi des actions d'amélioration.

Comment fonctionne le flux

1. Chaque trimestre, une enquête de 3 à 5 questions est envoyée.
2. L'IA résume les tendances sans exposer les réponses individuelles.
3. La satisfaction, l'eNPS et les domaines critiques sont calculés.
4. Des tâches d'amélioration sont créées.
5. La direction reçoit un rapport.
6. Les résultats sont comparés au trimestre précédent.

Outils possibles

Typeform, Google Forms, Microsoft Forms, Airtable, Notion, n8n, Power BI.

Données stockées

Réponses agrégées, indicateurs, thèmes récurrents, actions ouvertes, responsables, date et évolution trimestrielle.

Contrôle humain

Anonymisation, seuil minimal de réponses pour les conclusions et relecture humaine avant la prise de décisions.

Résultat attendu

Un meilleur suivi des problèmes internes et des décisions fondées sur des données, et non sur des impressions éparses.